Kort svar: Sjåførrapportering er skjemaene sjåføren fyller ut underveis i jobben: kjøretøykontroll, sikker jobb-analyse, avvik, leveringsbilder og tillegg som ventetid og returpaller. Regelen er enkel: spør bare om det noen skal bruke, la skjemaet komme av seg selv på riktig stopp, og la svaret gå rett til ordren. Eksempel: rapporterer sjåføren én times ventetid i et felt som er koblet til en pris, blir det en fakturalinje uten at kontoret taster noe.
De fleste transportbedrifter samler inn mer fra sjåførene enn noen gang: kjøretøykontroller, sikker jobb-analyse, avvik, leveringsbilder, ventetid og tillegg. Likevel blir mye av det aldri brukt. Problemet er sjelden viljen til å rapportere. Det er hvor rapporten havner, og hvordan skjemaet er laget.
Tre grunner til at sjåføren rapporterer
Rapportering i transport har tre formål, og de blandes ofte sammen.
Dokumentasjon. Hvem leverte hva, til hvem, i hvilken stand? Et bilde av godset ved henting og en signatur ved levering avgjør en reklamasjonssak lenge etter at sjåføren har glemt turen.
Sikkerhet. Føreren skal forsikre seg om at kjøretøyet er i forsvarlig stand før kjøring, og arbeidsgiveren skal kartlegge risiko og kunne dokumentere HMS-arbeidet sitt. Kjøretøykontroll, sikker jobb-analyse og avviksmeldinger er de praktiske verktøyene for det.
Fakturagrunnlag. Ventetid, returpaller, ekstra stopp og veid mengde er penger. Blir de ikke rapportert, blir de ikke fakturert.
Alle tre formål har det samme kravet: opplysningen må registreres der arbeidet skjer, og den må komme fram til den som skal bruke den.
Hvorfor rapporter blir borte
Når rapporteringen har vokst fram over tid, ser den ofte slik ut: ordrene i ett system, kjøretøykontrollen i en egen app, sikker jobb-analyse på papir i hanskerommet, avvik på e-post, leveringsbilder på SMS og timer i enda en app.
Det skaper tre typiske feil.
Rapporten har ingen adresse. Et bilde på SMS hører til en ordre, men ingenting kobler det til ordren. Noen må gjøre koblingen for hånd, og gjør de det ikke, er bildet i praksis borte.
Tallene skrives to ganger. Sjåføren noterer ventetiden, kontoret taster den inn på ordren. Hvert ledd er en mulighet for feil og for at tillegget blir glemt.
Skjemaet fylles ut på autopilot. Et skjema som stiller de samme tjue spørsmålene hver dag, lærer sjåføren å krysse av uten å se. Da dokumenterer skjemaet at det ble fylt ut, ikke at kontrollen ble gjort.
For mange apper tar oppmerksomheten fra jobben
Det er lett å regne dette som et problem for kontoret. Det er først og fremst et problem for sjåføren.
Hver app har sin egen pålogging, sine egne varsler og sin egen måte å gjøre ting på. Sjåføren må huske hvilken app som gjelder for hva, bytte mellom dem på hvert stopp, og svare på varsler fra flere kanter i løpet av en tur. Det er ikke det sjåføren er ansatt for. Jobben er å kjøre trygt og levere riktig.
Jo flere verktøy, jo mer av rapporteringen blir utsatt til «etterpå», og jo større er fristelsen til å ta den igjen når det egentlig ikke passer. Målet bør være det motsatte: at alt som skal registreres, gjøres ferdig mens bilen står stille på stoppet, i ett skjema som allerede ligger framme. Når sjåføren kjører videre, skal det ikke være noe igjen å huske på.
Én app gjør tre ting for sjåføren:
Mindre å lære. Nye sjåfører og vikarer trenger opplæring i ett verktøy, ikke fem.
Mindre å huske. Skjemaet kommer på riktig stopp, så ingen må lete etter det eller huske det senere.
Mindre som forstyrrer. Varsler og beskjeder kommer fra ett sted, og rapporteringen er unnagjort før turen fortsetter.
La sjåføren konsentrere seg om trafikken. Resten bør verktøyet ta seg av.
Fem prinsipper for skjemaer som virker
1. Spør bare om det noen skal bruke
Start med mottakeren. Hvem leser svaret, og hva gjør de med det? Et felt ingen bruker, gjør skjemaet lengre og svarene på de andre feltene dårligere. Gå gjennom skjemaene med jevne mellomrom, og fjern det som ikke brukes.
2. La svaret styre hvor grundig skjemaet er
De fleste hentinger er uten skade. Da skal skjemaet være ett spørsmål langt. Først når sjåføren svarer ja på «Synlig skade på godset?», skal det komme felt for bilde og beskrivelse. Betingede seksjoner gir korte skjemaer i hverdagen og grundige skjemaer når det trengs, og de er det mest effektive grepet mot autopilot.
3. Skriv enheten i spørsmålet
«Ventetid» kan bety minutter for én sjåfør og timer for en annen. «Ventetid i timer» kan ikke misforstås. Dette er særlig viktig når tallet skal bli til pris: rapporterer sjåføren 30 der prisen er per time, blir fakturalinjen feil.
4. Knytt skjemaet til jobben, ikke til hukommelsen
Sjåføren skal ikke måtte huske hvilket skjema som gjelder. Skjemaet bør komme av seg selv, på riktig stopp og til riktig tid: skadekontroll når sjåføren ankommer hentestedet, leveringskontroll når leveringen er ferdig. Det krever at skjemaet ligger i det samme verktøyet som ordren.
5. Bestem hva som skjer med svaret
En rapport som ikke blir behandlet, er like lite verdt som en som ikke ble sendt. Avklar på forhånd hvem som ser rapporten, om den må godkjennes, og hva godkjenningen utløser. For erfarne sjåfører kan det være riktig å godkjenne automatisk. For nye sjåfører, eller for skjemaer med store beløp, bør noen på kontoret se på rapporten først.
Fra rapportert tall til faktura
Det tredje formålet, fakturagrunnlaget, er der gevinsten er enklest å måle. Prinsippet er at tallet sjåføren rapporterer, blir antallet på en prislinje uten at noen skriver det inn på nytt.
Det forutsetter tre ting:
feltet er et tallfelt, ikke fritekst
feltet er koblet til en bestemt pris i prislisten
rapporten godkjennes før ordren faktureres
Det siste punktet er lett å overse. Blir rapporten liggende til etter at ordren er fakturert, kommer ikke tillegget med. Rutinen bør derfor være at ventende rapporter behandles før fakturering, ikke når det passer.
Slik er dette løst i Frakt24
I Frakt24 heter funksjonen ressursrapportering, og den bygger på prinsippene over.
Skjemabygger. Dere bygger skjemaene selv, med felt for tekst, tall, avkrysning, nedtrekk, dato, tid, bilde og signatur. Felt kan gjøres obligatoriske, og en forhåndsvisning viser skjemaet slik sjåføren får det.
Seksjoner. En gruppe felt vises bare når svaret på et felt over krever det.
Kategorier. Kategorien bestemmer om skjemaet hører til en ordre, et kjøretøy eller en maskin, eller står for seg selv. Slik får kjøretøykontroll, HMS og ordrerapporter hver sin plass.
Priskode. Et tallfelt i et ordreskjema kan kobles til en priskode. Når rapporten godkjennes, blir tallet antallet på en prislinje på ordren.
Servicetype. Skjemaet festes til en servicetype, med valg for henting eller levering og for ankomst eller ferdig. Da dukker det opp i sjåførappen på riktig stopp.
Godkjenning. Dere velger per sjåfør om rapporter godkjennes automatisk eller venter på kontoret. Ventende rapporter samles på ett sted, og en avvist rapport gir beskjed til sjåføren.
Rapporteringen ligger i den samme appen sjåføren bruker til å ta imot ordrer, kjøre stoppene, kvittere og føre timer. Det er grunnen til at skjemaet kan komme på riktig stopp, og til at svaret havner på riktig ordre.
Videoen under viser hele flyten, fra et nytt skjema til en prislinje på ordren.
Sjekkliste: gå gjennom rapporteringen deres
Hvor mange steder rapporterer en sjåfør i løpet av en dag?
Hvilke opplysninger skrives inn to ganger?
Finnes det felt i skjemaene som ingen bruker?
Hvilke tillegg rapporteres muntlig eller på lapp, og hvor ofte kommer de med på fakturaen?
Hvem behandler rapportene, og skjer det før fakturering?
Kan dere finne igjen bildet og signaturen fra en bestemt levering om et halvt år?
Har dere ikke gode svar på to eller flere av disse, er det mye å hente på å samle rapporteringen på ett sted.